1. Behandlingsansvar

Sivilforsvaret er underlagt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). DSB ved administrerende direktør, er ansvarlig for all behandling av personopplysninger i Sivilforsvaret, og har dermed ansvaret for å etterleve personvernregelverket. Det utøvende ansvaret for behandlingen er delegert til direktøren for Sivilforsvaret. 

2. Hvilke personopplysninger som behandles og hva de brukes til

Sivilforsvaret behandler en rekke personopplysninger om sine tjenestepliktige. Dette er nødvendig for å oppfylle Sivilforsvarets viktige samfunnsoppdrag.

Rekruttering av tjenestepliktige: Sivilforsvaret behandler personopplysninger som ledd i rekrutteringen av nye tjenestepliktige. Sivilforsvaret finner de fleste kandidatene blant dem som har vært på sesjon i Forsvaret. Det foregår ved at Forsvaret oversender lister over mulige kandidater. Listene inneholder opplysninger om navn, adresse, utdanning, sertifikater, arbeidsforhold og resultat fra sesjon og eventuell tjeneste i forsvaret. I noen tilfeller innhenter Sivilforsvaret opplysningene fra Folkeregisteret. Listene fra Folkeregisteret inneholder navn, adresse, fødselsnummer og alder.

Aktuelle kandidater blir kontaktet av Sivilforsvaret og må fylle ut en personopplysningsblankett og et egenerklæringsskjema om helse. Formålet med opplysningene er å vurdere hvem som er egnet til å utføre tjeneste i Sivilforsvaret, basert på geografisk tilhørighet, kjønn, alder, kvalifikasjoner mv. Blir du ikke innkalt til tjeneste, slettes opplysningene om deg innen 2 år, som er i tråd med arkivregelverket.

Administrering av tjenesteplikten: Når du er pålagt tjeneste i Sivilforsvaret behandles personopplysninger som er nødvendige for å administrere tjenesteforholdet. I tillegg til personopplysningene som du selv er bedt om å oppgi, behandles blant annet opplysninger om personlig utrusning (PU), utført tjeneste, kursevaluering, søknad om midlertidig fritak og bilde.

Etter opphør av tjenesten: DSB er som offentlig myndighet underlagt arkiveringsplikt etter arkivloven. Opplysninger som er underlagt arkivplikt kan derfor ikke slettes uten uttalelse fra Riksarkivaren, jf. arkivloven § 9. alle opplysninger i personellmappen bevares frem til den tjenestepliktige har fylt 75 år. Personopplysninger det ikke lenger er behov for, vil bli slettet, med mindre noe annet følger av loven.

3. Plikt til å gi opplysninger

Tjenestepliktige eller personer som Sivilforsvaret vurderer å pålegge tjeneste, plikter å oppgi personopplysninger som er nødvendige for denne vurderingen og for administrering av tjenesteforholdet. Brudd på opplysningsplikten er straffbart etter sivilbeskyttelsesloven § 37 første ledd. Se likevel informasjon om innsigelsesretten nedenfor.

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

All behandling av personopplysninger må ha et rettslig grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 og i artikkel 9, dersom behandlingen omfatter særlige kategorier personopplysninger, for eksempel opplysninger om helse. Sivilforsvaret (DSB) har i hovedsak behandlingsgrunnlag i artikkel 6 nr. 1 bokstav e) og artikkel 9 nr. 2 bokstav g. Bestemmelsene tillater behandling av personopplysninger som er nødvendig for utøvelsen av lovpålagte oppgaver i allmenhetens interesse. Sivilforsvaret er pålagt en rekke samfunnsoppgaver i Sivilbeskyttelsesloven og sivilforsvarsforskriften og kan behandle personopplysninger som er nødvendige for ivaretakelse av disse.

I noen tilfeller kan behandlingen være basert på samtykke fra deg. Behandlingen har i disse tilfellene behandlingsgrunnlag i artikkel 6 nr. 1 a). Dette gjelder for eksempel ved bruk av bilder.

Der Sivilforsvaret oppbevarer personopplysninger for arkivformål, er behandlingsgrunnlaget artikkel 6 nr. 1 bokstav c), som tillater behandling av personopplysninger når det er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

5. Utlevering av personopplysninger

I noen tilfeller er Sivilforsvaret forpliktet til å utlevere opplysninger om de tjenestepliktige. Dette kan for eksempel gjelde overfor NAV, Statens Pensjonskasse, Arbeidstilsynet eller politiet. Utlevering av personopplysninger må alltid ha et rettslig grunnlag.

6. Rettigheter etter personvernregelverket

Innsyn og informasjon: Du har krav på innsyn i opplysninger som Sivilforsvaret har lagret om deg. Dette betyr i praksis å motta en kopi av opplysningene. Du har også rett på informasjon om hvilke personopplysninger Sivilforsvaret behandler om deg og hvordan dette foregår. Det meste av denne informasjonen finner du i denne erklæringen.

Eventuelle unntak fra innsyns- og informasjonsretten må bygge på et rettslig grunnlag.

Korrigering og sletting: Personopplysninger skal være korrekte og holdes nødvendig oppdaterte. Hvis du oppdager at personopplysningene er feilaktige eller ufullstendige kan du kreve å få dem rettet eller supplert. I gitte tilfeller kan du også kreve å få personopplysninger slettet, blant annet der opplysningene blir behandlet uten et rettslig grunnlag, eller sletting er pålagt i lov.

Trekke tilbake samtykke: Dersom Sivilforsvaret har fått samtykke til å behandle personopplysninger om deg, kan du når som helst trekke det tilbake. Behandlingen må i tilfelle opphøre. 

Innsigelsesrett: Når personopplysningene dine behandles på bakgrunn av Sivilforsvarets samfunnsoppgaver, kan du ha rett til å protestere mot behandlingen. En protest er en innsigelse mot at behandlingen fortsetter, for eksempel fordi du mener at behandlingen er uforholdsmessig belastende. Avgjørelsen av om protesten skal imøtekommes, beror på en konkret vurdering. Protesten bør derfor begrunnes.

Begrensning: I noen tilfeller kan du kreve at behandlingen begrenses. Det vil si at personopplysningene fortsatt lagres, men ikke brukes til noe. Du kan kreve at behandlingen begrenses dersom:

• du har bestridt riktigheten av personopplysningene
• behandlingen er ulovlig
• behandlingen ikke lenger er nødvendig
• du har protestert mot den aktuelle behandlingen.

Klage: Hvis du mener at Sivilforsvaret behandler personopplysninger i strid med regelverket kan du sende en klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med Sivilforsvaret (DSB), slik at vi kan vurdere dine innvendinger og oppklare eventuelle misforståelser.

7. Spørsmål eller utøvelse av rettigheter

Ønsker du mer informasjon om dine rettigheter eller har spørsmål om utøvelse av rettigheter? På Datatilsynets hjemmeside kan du lese mer om dine rettigheter: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/

Har du spørsmål om Sivilforsvarets behandling av personopplysninger eller ønsker å utøve dine rettigheter, kan du kontakte oss på e-post postmottak@dsb.no, eller sende brev til

Direktoratet for Samfunnssikkerhet og beredskap
2014 Postboks
3103 Tønsberg

Du kan også kontakte DSBs personvernombud på e-post: personvernombud@dsb.no dersom du ønsker å si ifra om noe i fortrolighet.

Du har krav på svar uten ugrunnet opphold og senest innen én måned.